こんにちは、ゆーちんです！
今回は、サラリーマン仕事術ということで、会議中のメモの取り方について、解説していきたいと思います。
- 会議のファシリテーションを任されたけど、上手く進行できない。。
- 会議で何が決まって、何が決まっていないのかがはっきりしない。。
メモの取り方の工夫次第で、そんなお悩みも解決できるかもしれません！
ぜひ最後までお楽しみください。
ファシリテーションが難しい原因
みなさん、会議のファシリテーションを経験されたことはありますでしょうか？
そもそもファシリテーションって何。。？
ファシリテーションとは、超ざっくりいうと「会議の進行役」のこと。
テレビ番組でいう、司会者みたいなもんですね。
一度は経験されたことがある方が多いのでは、と思います。
でもこのファシリテーション、難しいんです！
それもそのはず。
ファシリテーションは複数のことを同時に行うことを求められます。
- 会議の目的を明確にする
- 会議の方向性をコントロールする
- 相手の話を聞いて、理解する
- 理解して、自分の意見を話す
- 会議で決まったことを明確にする
- 会議で決まらなかったこと、宿題事項を明確にする
- 会議が時間内に終わるようにコントロールする
「マルチタスクは難しい！」と世間では言われていますが、、
いったい何個のタスクを同時にこなさなければならないんだ！と笑。
でも、脳の処理能力だけに頼らず、
メモにも頼ることで、あなたへの負担を減らすことができます。
会議で押さえるべきポイント
具体的にメモの取り方を見ていく前に、
”会議で押さえるべきポイント”について、整理しておきましょう。
押さえるべきポイントは意外と限られていて、発言の一言一句すべてを記録する必要はありません。
（大多数を占めるであろう）無駄な発言も記録しておく必要はありません笑。
では、押さえるべきポイントとは何か？
ざっと、次のようなものがあげられます。
◆会議の目的
- 決めなければならないことは何か？
- 確認すべきこと何か？
◆会議の目的に対する成果
- 決まったことは何か？
- 確認した結果どうだったか？
◆宿題事項
- 決まらなかったことは何か？
- 誰がいつまでに決まらなかったことのフォローをするのか？
メモは、これらのポイントを抜け漏れなく押さえるために活用しましょう。
どのようにメモを取るのか？
そもそも何にメモを取っているの？
私がおすすめするのは、紙のノートにメモを取ることです。
本当はiPadを活用したいのですが、社用iPadがないので。。
実は、パソコンにタイピングして、ノートを取っていた時期もありました。
でも、会議のスピードについていこうと思うと、やはり、紙のノートとペンが一番だと思います。
では、実際にどのようにメモを取るのか？
まずは、私が実際に使っているフォーマットをご覧ください。
ポイントは大きく２つあります。
①会議準備の段階で「会議の目的」を書いておく
まずはノート見開きの左上。
ここに、「会議の目的」をあらかじめ書いておくことをおすすめします。
複数ある場合、私は番号を振って、箇条書きで書くようにしています。
ノートに会議の目的を書いておくことで、
- 何が達成できていて、
- 何が達成できていないか、
を容易に把握することができます。
会議が終わった時に、「あちゃー、あれ確認するの、忘れてたー」なんてことを防ぐことができます。
②ToDo（自分）とToDo（相手）の枠を設ける
ここが私のメモ術の肝となる部分。
あらかじめ、ToDo（自分）とToDo（相手）の枠を設けておきましょう。
- ToDo（自分）：自分の宿題事項を書く
- ToDo（相手）：相手の宿題事項を書く
会議を進めていると、ほぼ必ずと言っていいほど、
「誰がいつまでに何をやらないといけないのか？」といった宿題事項が出てきます。
あらかじめ、ノート下部に枠を設け、宿題事項は必ずこの欄に書くようにする。
そうすることで、宿題事項を他のメモと区別することができます。
また、「自分」と「相手」の項目を分けておくことで、
- メモする時間を削減（いちいち「誰？」を書かなくていい）
- Rap Upの時にスムーズに宿題を共有できる
といったメリットが見込まれるので、ぜひ試してみてください。
最後に
いかがだったでしょうか？
実は私もこのフォーマットに行き着くまでに色々と試行錯誤を繰り返していました。
いろんな人のメモの取り方を取り入れてみて、自分になりにカスタマイズする。
これを繰り返し、最終的に辿り着いたのが、今の形です。
ぜひ一度、私のフォーマットを活用してみてください。
そして、皆さん自身もカスタマイズを重ね、より良いフォーマットを考案されましたら、ぜひコメントに投稿いただければと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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