こんにちは、ゆーちんです！
みなさん、溢れんばかりの仕事に追われて、
- どの仕事から手をつけたらいいのか、わからない。。
- 頼まれた仕事を完全に忘れてしまっていた。。
といった状態に陥っていませんか？
今回は、サラリーマン仕事術ということで、私が普段実践しているタスク管理方法について、記事にしたいと思います。
ふっ、タスクとか、かっこつけんなよ。
タスク管理と呼ませていただきましたが、要は、仕事のやることリストです。
課題管理やToDoリストと呼んでいる人もいるかな
少しでも、みなさんの役に立てばと思いますので、ぜひ最後までお読みください。
まずはやることの整理から
重要なことを言いますが、まずは何を始めるにも
”やることの整理からやる”というのが、私の基本的な考え方です。
以前、『コンサル一年目が学ぶこと』（著：大石哲之氏）の解説記事（こちら）をアップさせていただきました。
そちらで紹介した次の考え方に通ずるものがあります。
”考え方を考えるという考え方”
「考え」という言葉がたくさん登場して、一見ややこしそうではありますが、、笑
要は、「どのように考えたら答えが出るのか、その道筋をまず考える」ということです。
タスク管理においても、同じこと。
手当たり次第、目の前のタスクを捌いていく前に、
まずは、どのタスクをどの順番で捌いていくべきかを検討する。
これが、私の基本スタンスです。
どうやってタスク管理するのか？
さて、前置きが長くなりましたが、ここからが本題です笑。
タスク管理をどうやるのか？
私が使っているツールは「エクセル」です。
作り方は非常に簡単。
左から順に次の項目を記載し、表を作ります。
- 期日
- 重要度
- タスク
- コメント
ツールとして準備するものは、これだけ笑。
無料で出来て、非常に簡単・シンプルです。
あとは、タスク管理において、重要なものは、「優先度」ですね。
私は、３色（赤・オレンジ・青）を使い分けることで、優先度の管理を行なっています。
記入する際のルール
次に記入していく際のルールについて、見ていきましょう。
私は、ざっと、次のようなルールに基づいて、記入していきます。
- 期日
いつまでにタスクを対応する必要があるかを記載 - タスク
タスクの内容が想起できる表題を記載 - コメント
タスクの内容についての補足事項の記載 - 重要度
A：高
B：中
C：低
Z：完了したタスク - 優先度
赤色：当日に対応するタスク
オレンジ色：当日は対応はしないが、優先度が高いタスク
青色：完了したタスク
ざっと、イメージ掴めましたでしょうか？
なぜ長続きしないのか？
タスク管理の悩みあるある、堂々の一位は、、、
長続きしないということでしょう笑。（ゆーちん調べ）
私も色々な方法を試し、何度も挫折しました。。
では、なぜ長続きしないのか？
- 気合いが入りすぎている
要は、しっかり管理しようとしすぎて、管理に手間がかかりすぎているということです。 - 管理するプロセスに楽しむ仕掛けが施されていない
タスク管理の作業に少しでも楽しみを感じる工夫を入れ込まなければ、長続きすることはできません。
長続きするためのコツ
では、長続きさせるためには、どうすればいいのか？
以下で、長続きのためのコツをご紹介させていただきます。
期日は基本記入しない
上記で、管理ツールの項目の一つに「期日」を挙げさせていただきました。
が、言っておきながら、私が期日を記載することはほとんどありません笑。
なぬ！？
確かに期日は重要です。でも、基本書かない。
なぜなら、書かなくても、頭で分かっているからです。
私の場合、タスクの内容を見れば、期日が想起されることが多いので、期日を書く必要がないのです。
とはいえ、きっちりした期日を覚えておかないといけない場合もあるので、たまーに使います。
タスク完了時に喜びを感じる工夫を
次に、長続きのポイントとして挙げるのが、、
タスク完了時に喜びを感じる工夫を入れることです。
どういうこと？
要は、「あー、タスク完了してやったぞ！」感を出すということです。
私の２つの作業において、喜びを感じます。
- セルの色を完了を示す青色に塗りつぶす
- 重要度を完了を示す「Z」に書き換える
一日の終わりに赤色セルから青色セルに変わったタスクを眺め、
あー、今日も頑張った、と自分を褒めてあげるのもいいでしょう笑。
小さなタスクもとりあえず書き込む
少し応用編として、一点。
どんな小さなタスクもとりあえず書き込む、を挙げさせていただきます。
え、面倒くさいんじゃないの？
一見、面倒くさいように感じますが、効果は抜群です。
どういうことか？
先ほどの「喜びを感じる工夫」に少し関連しています。
要は、すぐ出来るような小さなタスクも書き込み、パッとやってしまう。
そうすることで、タスク完了時に味わえる喜びを感じることができるのです笑。
私の場合、次のようなことも、タスク管理エクセルに記載していきます。
- 〇〇さんに返信する。
- 〇〇さんに挨拶する。
- 〇〇の動画を視聴する。
どれも一瞬でできる簡単なタスクです。
タスク管理リストに書き込んでいなかったら、感じることができなかった喜び笑
書かなきゃ損ですね笑。
最後に
いかがだったでしょうか？
私はこのタスク管理方法を始めてから数年が経ちますが、ほぼ抜け漏れなく、仕事を管理できています。
最初は、もっと多くの項目がありました笑。
- タスクリストへの追加日
- 相手先
- 関連部門
でも、結局書くのが面倒くさくなって、どんどん削ぎ落とされ、今の形に落ち着きました笑。
「こんな方法もあるんだ！」と少しでもみなさんの参考になれば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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